Assurer une veille efficace - AuroreSpring.com

Veiller à l'info

Pour rester au courant des dernières actualités de son secteur d’activité, être réactif et s’adapter aux évolutions ou simplement par amour de l’information, organiser une veille est une tâche quasi vitale. Voici comment s’organise une veille :

Pourquoi on parle de cela aujourd’hui (j’ai la douloureuse impression de présenter un tuto maquillage sur YouTube)
Mon tout premier prospect en tant que freelance me propose d’organiser une veille pour son organisme.
J’ai donc eu besoin de rassembler toutes mes connaissances et d’en trouver d’autres pour assurer une veille efficace.

Qu’est-ce qu’une veille

La veille est une surveillance d’un environnement. Le but est d’anticiper les évolutions et s’adapter aux changements. Il s’agit de sélectionner l’information utile, souvent cachée dans un amas d’autres informations. Selon les pros, c’est une « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial… afin d’en anticiper les évolutions »

Quelle est la différence entre la veille et la curation ?

Un exemple, pour faire cet article sur la veille, j’ai fait de la curation. Voilà, bonsoir ! Plus sérieusement, les deux termes sont très proches. Lorsque tu fais une curation, le commanditaire, c’est toi-même. Tu choisis les thèmes qui t’intéressent ou qui touchent à ton secteur d’activité, ta passion. Puis, tu sélectionnes et retravailles l’information. Le résultat d’une curation est mis en forme sur le support de ton choix et diffusé à ton rythme. C’est une démarche personnelle. La veille, elle, s’organise à l’intention d’une tierce personne. Le résultat de la veille est une aide pour se positionner, anticiper et à s’adapter à son environnement, marché … Aux vues de la quantité d’informations qui défilent sous nos yeux et dans nos oreilles, il est important de bien comprendre les objectifs d’une veille et pour qui elle va être réalisée.

Pour qui est réalisée la veille et dans quel objectif ?

La veille fait partie d’une stratégie globale. Contrairement à une recherche d’information ponctuelle, la veille s’entend sur une durée, elle est dynamique et réactualisée.
Elle s’inscrit alors comme un outil au service de l’intelligence économique.
Une entreprise ou un·e dirigeant·e va vouloir s’informer sur l’écosystème qui entoure son projet.
L’objectif d’organiser une veille est d’anticiper, de prendre le temps de rassembler les informations pertinentes pour une meilleure connaissance de l’environnement de l’activité.

On ne transmettra pas les mêmes informations en fonction de celui qui en a besoin. Il faut être opérationnel et donner la bonne info à la bonne personne.
Si l’entreprise Ricard retiendra une flambée des prix de l’eau en bouteille, celle qui fabrique des pantoufles y sera indifférente. Ça tombe sous le sens, mais mieux vaut préciser.

Cette veille peut donc t’être utile à toi, à titre personnel. Mais aussi pour n’importe quelle entreprise ou organisme.

Pour effectuer une veille efficace, il va falloir identifier les thématiques de la veille.

Les différents types de veille

On distingue plusieurs types de veilles :

La veille technologique : innovation du secteur, nouvelles techniques, nouveaux processus et produits concurrents et prise en charge du client
La veille concurrentielle : étudier ce que fait la concurrence : ses nouveaux produits, ses méthodes de marketing, ses événements, pratiques commerciales…
La veille commerciale : observation des clients, des fournisseurs, des attentes du client, tout ce qui compose le marché d’un produit
La veille environnementale : considère les facteurs politiques, sociaux, les tendances économiques et historiques.

D’autres types de veilles existent, par exemple la veille juridique, image et e-réputation, territoriale, créative, sectorielle, tarifaire … mais on peut les rassembler sous les 4 grands groupes définis précédemment.
Ces veilles sont multicanales : elles peuvent interagir entre elles.

Comment mettre en place une veille efficace

1 - La régularité, l’essence même de la veille

C’est un peu comme le sport, n’espère pas avoir des résultats si ce ne sont que des entraînements ponctuels. Une veille nécessite rigueur et pratique. Idéalement, une fois par jour, 30 minutes.

2 - Les sources pour sa veille

Les sources sont multiples. Loin de ne considérer que le canal digital, l’information se niche également dans la presse Nationale ou Locale, la Presse spécialisée, la radio, la télé, n’importe quel type de média pourvu qu’il réponde à l’objectif de la veille. Et qu’il soit fiable. Pour chaque information trouvée, il faut en vérifier la fiabilité, notamment la légitimité de son auteur. Afin de s’assurer de la pertinence d’une info, on croise les informations entre elles. Ces sources d’information sont distinguées en 3 tonalités (50 nuances de sources ?!) : les sources blanches, grises et noires. L’information blanche est accessible à tout le monde. Elle est libre et organisée. L’information grise quant à elle est plus difficile à obtenir parce que diffusée dans un cadre restreint (salon, conversations privées…) Il y a fort à parier que la noire ne sera pas de ton ressort. Il s’agit d’une information qui peut s’apparenter à de l’espionnage parce qu’obtenue illégalement.

3 - Le tri des informations d’une veille

La sélection de l’information dépend de la demande qui a été formulée. Donc, toujours se référer à l’objectif d’une veille afin de ne garder que les informations utiles. Si la demande porte sur des questions de politique sociale d’une ville, le dernier billet de la rubrique des chiens écrasés ne sert à rien. On sera par contre attentif aux rapports d’études, attributions de dotations, au ressenti des habitants.

4 - Comment diffuser la veille

La veille peut être diffusée sur différents supports :

un mail
une présentation dynamique (PowerPoint ou Canva)
une infographie
une newsletter
un lien vers un cloud / une plateforme accessible à une équipe
un index
une carte heuristique (ou MindMap pour les non allergiques à l’anglais)

On distingue deux méthodes de diffusion d’une veille informationnelle : push ou pull. (on se croit au ball-trap non ?) Le résultat de la veille est mis à disposition, le destinataire vient de lui-même chercher ce résultat. C’est la méthode pull. A l’inverse, on peut aller chercher le destinataire de cette veille et l’inciter à la consulter. C’est la méthode push.

Comment organiser la collecte d'informations

En se promenant (si tant est que l’on puisse parler de balade informative) sur les sites qui servent la veille, on peut vite se perdre dans toutes les informations. Et perdre les infos elles-mêmes. Pour ne plus chercher des heures, voici quelques outils où épingler le fruit de la collecte !

Pearltrees : formule gratuite ou payante, pearltrees permet d’épingler les pages, vidéos, articles. On peut organiser sa collecte en dossiers, on retrouve également des recommandations en fonction des sujets épinglés. Il existe une application pearltrees. Pocket fait le même boulot, ainsi que Netvibes (j’en parle plus loin)

Les outils au service de la veille

Les recherches d’informations peuvent s’organiser de plusieurs façons.

Les moteurs de recherche

Google est notre ami, c’est bien connu.
Dans le cadre d’une veille il devient notre meilleur ami.
Grâce à Google Alertes, Il suffit de chercher « Google Alertes » et hop, on y est.
Affiche les options de recherche et sélectionne la fréquence des alertes, les sources, et la boite mail sur laquelle Google va envoyer les résultats.

Les métamoteurs : ce sont des moteurs de recherche de moteurs de recherches.
(Non, je ne suis pas en train de faire un AVC)
Ils sont intéressants parce qu’ils éliminent les résultats similaires. La recherche est plus ciblée. Si on élimine les nombreux liens sponsorisés…
Un exemple « Metacrawler »

Les Newsletters

Les newsletters : s’abonner aux lettres d’information est un bon moyen pour suivre les créateurs de contenus.
Les informations pertinentes et ciblées viennent à notre boîte mail.

Flux RSS et agrégateurs de flux

Le fil ou flux RSS (Really Simple Syndication in English) est un format, sous forme de liste. Il permet d’être averti en temps réel des derniers articles publiés sur des sites ou blogs que l’on suit.
Le format est composé du titre, du résumé et d’un visuel de l’article.
Les agrégateurs de flux permettent de lire ces flux et de s’abonner à plusieurs flux en même temps.
Quelques agrégateurs de flux :
inoreader
netvibes
feedly
freereader est une appli, en anglais, mais c’est gratuit est assez simple
Jetbrains
hootsuite : en plus d’être un outil de gestion des réseaux sociaux, il est un agrégateur de flux. (C’est payant ).
Je ne peux pas te laisser comme ça, sans parler de Scoop.it, outil français (j’ai entendu le cocorico) développé en anglais pour conquérir le marché américain. Il est, depuis des années, une valeur sûre pour la curation de contenu.

Vidéos et Podcasts

Le temps d’attention est le Graal de notre société. Et lire des informations, c’est chronophage. Les vidéos ou podcasts permettent d’accéder aux informations alors que nous faisons autre chose. Ils peuvent donc être des outils pour une veille efficace. Le souci étant de rester concentré et de retenir l’information !

Les Réseaux Sociaux

Niveau veille, Twitter s’impose comme le réseau sérieux où l’on trouve des auteurs fiables. (ainsi que plein de gens qui se crêpent le chignon) L’outil TweetDeck permet de visualiser sur une seule page ses notifications, les derniers tweets des comptes suivis avec la possibilité de faire des recherches ciblées, les messages, et les tendances du moment. Pour des fonctionnalités plus poussées, il faut consulter le site www.webmarketing.com, une mine d’infos (encore, je sais…)

Pour le business, LinkedIn est un excellent allié pour la veille. On y trouve en effet des personnes dites « d’influence » et les recherches peuvent se faire avec le fameux « # ».
Si tu n’as pas le temps de lire un article et que tu veux le mettre de côté, clique sur les 3 petits point en haut à droite et enregistre-le pour plus tard.

Facebook et Instagram sont aussi un moyen pour compléter sa veille. On peut s’y aider des hashtags, suivre des groupes, des pages dédiées.

Le stockage de la veille

Enfin se pose la question du cycle de vie de l’info, combien de temps et comment doit-elle être archivée.
Selon l’objectif et le destinataire de la veille, l’endroit de stockage et le mode de transmission de l’information, il va falloir régulièrement faire du ménage.
Si la veille est destinée à plusieurs personnes, avant de commencer à nettoyer par le vide, il vaudra mieux demander l’aval des mandataires au risque de jeter des données précieuses.
Le stockage en ligne, dans une Dropbox ou sur un Google Drive peut être une astuce.
On organise alors la veille en classeurs (comme on le ferait dans un bureau classique), en intégrant un glossaire.
Et évaluer régulièrement la « fraîcheur » d’une info…

Si tu as d’autres astuces pour être un veilleu·r·se au top, ça me ferait plaisir que tu partages en commentaire !